Herramienta CRM EXCEL

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Star Creando - Video marketing Estudio.

¿Qué es un crm y porque mi negocio lo necesita?

Sin importar si tienes una pequeña, mediana o gran empresa con pocos o muchos clientes, tener las herramientas indicadas para hacer más fácil, rápido y efectivo tú trabajo te ahorrará mucho tiempo y problemas.

Hoy te contaré Qué es un CRM y porqué debes utilizarlo urgentemente.

En el artículo anterior ¿cómo vender y optimizar tus ventas por WhatsApp?  Te compartía 5 tips para lograrlo, donde unos de los 5 puntos hablaba sobre tener una herramienta de gestión de clientes. Si aún no has visto ese artículo te recomiendo ir a verlo y volver luego a este.

VER ARTÍCULO.

¿Qué es un CRM?

CRM son las siglas del inglés «Customer Relationship Management» que se traduce como “Gestión de la Relación con el Cliente”. De manera simple, es una herramienta que te ayuda a gestionar todos los medios de contacto con tus clientes, tales como el marketing, la atención al cliente, el servicio post venta y la categorización y organización de la información sobre tus potenciales clientes; hoy nos centraremos en esta última.

En internet existen múltiples plataformas de CRM que te permiten tener esta herramienta completa en línea, entre estas tenemos a Hubspot, salesforce, bitrix24, entre otros muchos que son muy completas tanto en su servicio gratis como en las de pago; sin embargo,  para una persona nueva en esta área puede ser muy agobiante toda la complejidad de estas herramientas.

Por esta razón hemos creado un documento Excel, basado en los principios de un CRM, para que puedas darle una probadita y empaparte de la dinámica y el flujo de trabajo con clientes de una manera muy fácil y gratuita.

¿Cómo usar nuestro CRM Excel?

Una de las ventajas de este documento es que podrás utilizarlo sin tener conexión a internet y es recomendable para los medianos y pequeños negocios donde la gestión de dichos clientes es  realizada por una sola persona o en su defecto, si hay más de 1 vendedor, lo ideal es que cada uno  tenga su propio documento con su lista de clientes.

  1. Primero que nada debes descargar nuestro documento, para ello deja tu correo y te lo haremos el link de descarga.

2. Debes tener instalado la Suite Office en tu pc o laptop, de ser posible la más reciente.

3. Debes habilitar el funcionamiento con macros, si es que Excel pide hacerlo al principio del programa.

3. Captar la información base de tu potencial cliente: Nombre y apellido, número telefónico y correo electrónico.

¿Cómo es el CRM Excel

Antes de iniciar debes conocer cómo se distribuyen los paneles y hojas de tu CRM Excel.

En la parte inferior izquierda encontrarás varias pestañas que corresponden a las diferentes hojas del documento.

HOJA DE INICIO

La primera hoja se llama “Inicio” acá encontrarás información sobre nuestro CRM EXCEL y las Políticas de uso, ¡es muy importante que las leas!

Dispones también de un botón para Salir  y otro para ir al gestor de clientes.

 Figura 1. Hoja de inicio

Además en la parte inferior encuentras enlaces para acceder al tutorial y para suscribirse a nuestros boletines.

HOJA DE GESTION

La segunda hoja se llama “Gestión” que corresponde al gestor de clientes, donde podrás realizar diversas  acciones. Está dividida en varias secciones o segmentos descritos a continuación:

Tabla de Fases

En la parte superior izquierda de esta hoja te encontrarás con la tabla de las fases. Acá podrás crear el camino que tu cliente recorrerá desde que entra en el proceso de venta (pregunta por un producto o servicio) hasta que llega al final del embudo (La compra y pago del producto o servicio).

Cuentas con un máximo de 10 fases que puedes nombrar a tu preferencia, acá  te presentamos 8 fases o pasos estándar para un embudo de ventas sencillo, sin embargo, puedes modificar cualquiera de estas siguiendo este procedimiento:

  1. Cliquea sobre el nombre de la fase
  2. Teclea el nuevo nombre
  3. Presiona la tecla Enter

Al lado de esta tabla encontramos también un botón para volver al INICIO

En la tercera columna de la tabla de fases se contabilizará la cantidad de clientes que se encuentran en cada fase.

En la cuarta columna encontrarás un botón para cada fase que filtrará los datos para mostrar solamente la lista de clientes que se encuentran en la fase seleccionada. De esta forma podrás gestionar los clientes de la fase que más te convenga.

Si deseas ver de nuevo  todos los clientes puedes hacer click en  el botón mostrar todos ubicado al final de la tabla de fases, en esa misma fila se muestra la cantidad total de clientes registrados.

 Figura 2. Tabla de fases

Tabla de Clientes

Cada fila de esta tabla muestra los datos de un cliente registrado incluyendo el monto total de su facturación por las compras concretadas,  la cantidad de facturas registradas y la última columna corresponde a la fase donde se encuentra actualmente la gestión de ese cliente.

 Figura 3. Tabla de clientes

Los datos de la tabla de clientes pueden ordenarse según el criterio que más convenga (Código del cliente, Nombre del cliente, fecha de registro del cliente, monto total comprado, cantidad de compras realizadas); esto, a fin de tener una mejor visualización a la hora de gestionarlos.

Para ello disponemos de los BOTONES DE ORDEN ubicados al lado de la tabla de fases y debajo de la sección de formularios de actualización, tal como se muestra en la siguiente figura:

 Figura 4. Botones de criterios de compra

Cambio de Fase del Cliente

Como se indicó anteriormente, la fase de gestión donde actualmente se encuentra el cliente corresponde a la última columna de la Tabla. Para modificar o cambiar la fase, es decir, moverlo de fase, sigue los siguientes pasos:

  1. Ubica el cliente en la Base de datos recorriendo la tabla hacia abajo hasta ver el cliente buscado. Dispones de ciertas opciones para apoyar tu búsqueda: (a)  los botones de  Criterios  de Orden de los datos, (b)  los botones para filtrar las fases y (c) el botón Ubicar, que te permite ubicar la fila donde se encuentra un cliente introduciendo su código.

     Figura 6. Busqueda de clientes


  2. Una vez ubicado el cliente en la tabla, haz click en el campo fase de su fila de registro (última columna), allí se desplegará la lista de fases disponibles para que selecciones aquella en la que deseas ubicar el cliente.


     Figura 7. Cambio de fase

Segmento de Actualización

Ubicado  en la parte superior derecha  de la hoja, encontrarás un botón para la actualización de clientes y otro para el registro de facturas de las compras que los clientes nos realizan.

 Figura 8. Formulario de actualización
  1. El botón “CLIENTES” abrirá un formulario donde podrás:

    • Botón CONSULTAR: Consulta datos de un cliente asociado a un código
    • Botón LIMPIAR: Limpia el formulario
    • Botón AGREGAR: Registra nuevos clientes
    • Botón MODIFICAR: Actualiza datos del cliente consultado
    • Botón ELIMINAR: Elimina el cliente consultado

     




    Figura 9. segmento botón «Clientes»

    Es necesario que puedas establecer un código único para cada cliente puesto que a través de este se realizarán las búsquedas del cliente en la base de datos. Este código puede ser el número de cédula, Registro fiscal, pasaporte, documento de identidad o uno construido por ti mismo;  la idea es que con este código puedas ubicar rápida e inequívocamente a tu cliente acciones.

  2. El botón “COMPRAS” te llevará a la hoja COMPRAS.

HOJA DE REGISTRO DE COMPRAS

Esta hoja te permite llevar un  registro de todas las compras concretadas por tus clientes, de tal forma que puedas tener información que te permita tomar decisiones según su historial de compras. Es necesario   contar con los números de las facturas ya que éste es un campo clave para la identificación y ubicación de los registros de esta tabla.

Figura 10. Hoja de registro de compras

En esta hoja podrás regresar a la hoja de gestión por el botón VOLVER A GESTION CRM

 

Además puedes ordenar los datos de la tabla según variados  criterios, haciendo click en el botón respectivo:

  1. Botón CLIENTE: ordena ascendentemente según el código del cliente
  2. Botón NOMBRE: ordena ascendentemente según el nombre del cliente
  3. Botón FACTURA: ordena ascendentemente según el número de la factura
  4. Botón FECHA FACTURA: ordena descendentemente según la fecha de la factura
  5. Botón MONTO: ordena descendentemente según el monto de la factura

 

También podrás actualizar los datos de las facturas por el Botón FORMULARIO.

Figura 10. Formulario de registro de compra

En este formulario podrás

  1. CONSULTAR una factura a través de su número
  2. BUSCAR el nombre correspondiente al código del cliente
  • LIMPIAR el formulario
  1. AGREGAR la factura de compra del cliente
  2. MODIFICAR los datos de una factura
  3. ELIMINAR una factura
  • CERRAR el formulario

Como puedes ver, es un sistema muy sencillo con el cual podrás dar los primeros pasos en la mejora de la gestion de tus ventas y tus clientes, para en base a la información que te arroja la tabla de «base de datos de clientes» Figura 3.  tomar acciones como contactarte con los clientes en base a la fase en que se encuentran o también en base al número de compras realizadas o al total del monto de todas sus facturaciones, acciones como premiar con un cupón de descuento por su fidelidad o en su defecto enviarle promociones especiales a los clientes que no han comprado en un largo tiempo, en fin, las posibilidades de contar con este tipo de información te ayudará crear estratégias para aumentar las posibilidades de compra y mejora las relaciónes con tus clientes.

Esperamos te sea de utilidad, pueda ayudarte en la optimización de tus canales de ventas y que así puedes mejorar tus ventas.

Déjanos tus comentarios con tus opiniones o sugerencias acerca de esta herramienta y que contenido te gustaría ver mas adelante. Recuerda que por tus comentarios ganarás puntos que puedes acumular para canjear por contenido premiun o por algunos de nuestros servicios como asesorias sobre marketing y ventas.

Hasta una próxima.


 

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Estudio de Video marketing con más de 5 años de experiencia creando contenido para redes sociales, especialistas en youtube.

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